Privacyverklaring

1. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

De verwerkingsverantwoordelijke is:

• Halco Services (eenmanszaak), vertegenwoordigd door Arne Halsberghe
• Adres: Nedersteenberg 28/12, 9300 Aalst
• Ondernemingsnummer (KBO): 0728.792.969
• BTW: BE 0728.792.969
• E-mail: arne@halcoservices.be

2. Wanneer is deze verklaring van toepassing?

Deze verklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die wij verwerken in het kader van het FlowEstate-platform: bij websitebezoek, account-aanmaak, gebruik van het platform door een vastgoedkantoor, en wanneer u als partij (koper, verkoper, notaris, deskundige, …) in een dossier betrokken bent.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

3.1 Account- en kantoorgegevens

• Naam en e-mailadres van de account-houder
• Gehashed wachtwoord (wij zien nooit het wachtwoord zelf)
• Naam van het vastgoedkantoor
• Rol binnen het kantoor
• Datum van inschrijving

3.2 Dossier- en partijgegevens

• Adres en kenmerken van het pand
• Identificatiegegevens van betrokken partijen (naam, e-mail, eventueel telefoon)
• Documenten die in het dossier worden opgeladen
• Stappen, deadlines, opmerkingen en interne communicatie
• Audit log (wie deed wat wanneer)

3.3 Technische en log-gegevens

• IP-adres, toestel- en browser-info
• Bezochte pagina's en uitgevoerde acties
• Tijdstip en duur van sessies
• Foutmeldingen en performantie-data

4. Doeleinden en rechtsgronden

Wij verwerken persoonsgegevens enkel voor welbepaalde doeleinden met een passende rechtsgrond:

• Account-aanmaak en authenticatie — uitvoering overeenkomst
• Beheer van het dossier door het kantoor — uitvoering overeenkomst
• Uitnodigen van partijen — gerechtvaardigd belang
• Transactionele notificaties — uitvoering overeenkomst
• Beveiliging en fraude-detectie — gerechtvaardigd belang
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen — wettelijke verplichting

5. Aan wie geven wij gegevens door?

Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden. Wij werken met zorgvuldig geselecteerde verwerkers:

• Supabase — database, opslag, authenticatie (Frankfurt, DE)
• Vercel — platform-hosting (Frankfurt, DE)
• Resend — transactionele e-mails (EU)
• DocuSign of vergelijkbare — digitale handtekeningen (enkel indien ingeschakeld)

Met al deze verwerkers hebben wij een verwerkersovereenkomst conform artikel 28 AVG.

6. Internationale doorgifte

Onze primaire infrastructuur staat in Frankfurt (Duitsland). Indien een verwerker data buiten de EER zou verwerken, garanderen wij passende waarborgen zoals standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

7. Bewaartermijnen

• Account-gegevens: zolang account actief; binnen 90 dagen na sluiting verwijderd of geanonimiseerd
• Dossier-data: zolang het kantoor het dossier behoudt
• Log-gegevens: tot 12 maanden
• Boekhoudkundige documenten: 7 jaar (wettelijk)

8. Beveiliging

• TLS/HTTPS voor alle communicatie
• Versleuteling van data in rust op database-niveau
• Row-level security: elke gebruiker ziet enkel zijn eigen kantoor- of dossierdata
• Industriestandaard wachtwoord-hashing
• Periodieke back-ups
• Beperkte productie-toegang voor beheerders

9. Cookies

Wij gebruiken enkel strikt noodzakelijke functionele cookies (sessie-authenticatie). Geen tracking- of advertentiecookies, in deze versie ook geen analyse-tools.

10. Uw rechten

U beschikt over de volgende rechten:

• Inzage in uw gegevens
• Rectificatie van onjuiste gegevens
• Wissing (in bepaalde gevallen)
• Beperking van de verwerking
• Overdraagbaarheid in machine-leesbaar formaat
• Bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
• Intrekken van toestemming (indien van toepassing)

Stuur een e-mail naar arne@halcoservices.be met uw vraag. Wij antwoorden binnen een maand.

11. Klachten

U kan klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

12. Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen. Substantiële wijzigingen kondigen wij aan via e-mail of in het platform. De meest recente versie is steeds beschikbaar op flowestate.be/privacy.